Contexte
Sous la direction et la supervision directe du directeur des opérations, le commis à l'approvisionnement soutient les services d'approvisionnement dans les grands bureaux de pays en garantissant une qualité et une précision du travail élevées. Le commis aux achats promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats au sein de l'Unité.
Le commis aux achats travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets au sein du bureau du pays et du personnel du siège du PNUD pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente.
Devoirs et responsabilités
Résumé des fonctions clés :
- Mise en œuvre de stratégies opérationnelles
- Support aux processus d'approvisionnement
- Mise en place de la stratégie d'approvisionnement
- Appui à la construction et au partage des connaissances
Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles , en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants :
- Conformité totale des activités d'achat avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'ONU/PNUD ;
- Contribution à la préparation des plans de travail axés sur les résultats de l'équipe chargée des achats
Prend en charge les processus d'approvisionnement pour les projets CO, NEX/DEX et à la demande d'autres agences en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants :
- Soutien à la mise en œuvre des processus d'approvisionnement, y compris la préparation des documents RFQ, ITB ou RFP, la réception des devis, des offres ou des propositions ;
- Maintenance du système de classement dans l'unité des achats ;
- Aide à la hiérarchisation des demandes d'approvisionnement en termes d'urgence pour que les mesures appropriées soient prises par l'associé/assistant aux achats. Suivi de tous les processus d'approvisionnement jusqu'à la livraison, l'acceptation et le paiement. Assurer le suivi auprès des unités requérantes de leurs demandes d'approvisionnement, en veillant à ce que toutes les exigences soient respectées. Création de fournisseurs dans Atlas ;
- Préparation de la correspondance de routine, des télécopies, des mémorandums et des rapports sur les achats conformément au CO SOP ;
- Extraire, saisir, copier et archiver des données de diverses sources ;
- Compilation d'informations pour la préparation des factures de recouvrement des coûts pour les services d'approvisionnement.
Contribue à la mise en œuvre de la stratégie d'approvisionnement en se concentrant sur l'identification des méthodes d'approvisionnement adéquates et en soutenant la saisie d'informations dans la liste des fournisseurs.
Soutient le renforcement des connaissances et le partage des connaissances dans le CO en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants :
- Participation aux cours de formation pour le personnel des opérations/projets sur les achats ;
- Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Compétences
Innovation
- Capacité à faire fonctionner des idées nouvelles et utiles
- Identifie de manière proactive les nouvelles opportunités et défis
Leadership
- Capacité à persuader les autres de suivre
- Analyser des documents techniques complexes (y compris des données) et faire des recommandations concises et pertinentes
Ressources humaines
- Capacité à améliorer les performances et la satisfaction
- Assume ses responsabilités
Communication
- Capacité d'écoute, d'adaptation, de persuasion et de transformation
- Comprend, explique et partage les informations sur les tâches assignées avec précision et clarté
Livraison
- Capacité à faire avancer les choses tout en faisant preuve d'un bon jugement
- Atteint les objectifs et les délais de livraison des produits ou services
Technique/Fonctionnel
Achat à payer
- Connaissance des cycles, des concepts, des principes et des politiques d'achat au paiement et capacité à s'appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques
Approvisionnement
- La capacité d'acquérir des biens, des services ou des travaux d'une source externe externe
- Approvisionnement
- Capacité à trouver, évaluer et engager des fournisseurs de biens et de services
Gestion des fournisseurs
- Connaissance des concepts, principes et méthodes de gestion des fournisseurs et capacité à s'appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques
La gestion des contrats
- Connaissance des concepts, principes et méthodes de gestion des contrats, et capacité à s'appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques
Compétences et expérience requises
Éducation:
- Licence . Une formation spécialisée en passation des marchés est souhaitable.
De l'expérience:
- 4 ans d'expérience pertinente en approvisionnement. Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.). Expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web.
Exigences linguistiques :
- Maîtrise du français et de l'arabe.
- La maîtrise de l'anglais est un atout.
Candidature
