Contexte :
Sous la supervision de l’Operations Manager, l’Assistant(e) aux Finances fournit des services financiers en assurant la qualité, la justesse et la consistance des opérations du projet CapDel (ID 00094695). L’Assistant(e) aux Finances promeut une approche orientée-client cohérente avec les règles du PNUD.
L’Assistant(e) aux Finances travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets au Bureau de Pays, et avec l’équipe du PNUD New York, pour échanger des informations utiles, et assurer une livraison de service consistante.
Résumé des fonctions clés:
- Mise en œuvre des stratégies de gestion financière et opérationnelle
- Fonctionnement du système de recouvrement des couts
- Appui comptable et administratif
- Gestion des liquidités du projet
- Construction et partage des connaissances
Résumé des Fonctions Clés:
- Mise en œuvre des stratégies de gestion financière et opérationnelle
- Fonctionnement du système de recouvrement des couts
- Appui comptable et administratif
- Gestion des liquidités du projet
- Construction et partage des connaissances
Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, et en particulier l’atteinte des résultats suivants:
- Garantit la pleine adéquation des processus et comptes financiers avec les règles, les régulations, les politiques et les stratégies de l’ONU et du PNUD;
- Développe une cartographie des processus économiques du Projet CapDel (ID 00094695) et élaboration du contenu des Procédures Standard d’Operations en Finance, en concertation avec le superviseur direct et la gérance du Bureau de Pays.
Assure le fonctionnement d’un système de récupération des couts optimal, et en particulier l’atteinte des résultats suivants:
- Contribuer à la préparation de factures de récupération des couts sur Atlas pour les services fournis par le PNUD, et suivi de la récupération des couts.
Fournit un appui comptable et financier à l’Unité Finance, et en particulier à l’atteinte des résultats suivants:
- Contrôle adéquat des documents nécessaires aux paiements et rapports financiers pour le projet CapDeL (ID 00094695); préparation de tous types de justificatifs pour les projets.
- Réception adéquate des biens et services, et établissement d’accumulation de ressources diverses (accruals).
- Maintenance du système de contrôle des dépenses internes qui assure que les justificatifs traités soient adéquats et complets ; que les transactions soient correctement enregistrée et publiée sur Atlas; et que les documents liés aux missions et autres soient correctement traités.
- Actions correctives, entreprises à temps, sur les justificatifs non publiés, y compris les justificatifs avec des erreurs de justification budgétaires, des problèmes d’adéquation, ou n’ayant pas été approuvés.
- Présentation d’information sur le statut des ressources financières selon les requêtes.
- Maintenance des Comptes pour le projet CapDel (ID 00094695); et enregistrement des dépositions sur Atlas.
- Gestion des reçus de paiements liquides et de petite caisse.
- Maintenance d’un système adéquat de gestion des dossiers pour les documents et informations financières.
- Préparation de justificatifs et justificatifs PO (Purchase Order) pour le projet CapDel (ID 00094695).
Assure le fonctionnement d’un système adéquat de gestion des liquidités du projet CapDel (ID 00094695), et en particulier à l’atteinte des résultats suivants:
- Révision en temps voulus des comptes locaux pour assurer la disponibilité des fonds nécessaires aux paiements. Identification en temps voulus et enregistrement des reçus pour les demandes de revenus.
- Révision quotidienne des déclarations de compte bancaire sur Atlas pour assurer le suivi du niveau d’avances; et l’identification et l’enregistrement des contributions.
- Préparation des rapports de taux de changes NU pour la Trésorerie.
- Préparation en temps voulus de réconciliations bancaires correctes.
- Déclenchement des transferts bancaires et des échanges sur Atlas.
Appuie la construction et le partage des connaissances dans le Bureau de Pays, et en particulier à l’atteinte des résultats suivants:
- Participation aux formations des équipes des opérations et projets sur les thématiques liées à la gestion financière.
- Contributions aux réseaux de connaissance et communautés de pratique.
Compétences Fonctionnelles :
Construction de Partenariats
Niveau 1.1: Assurer l’entretien et le partage de l’information et des bases de données
- Assurer la traçabilité et produire les rapports nécessaires sur les ressources mobilisées
- Promotion de l’Apprentissage Organisationnel et du Partage des Connaissances
- Niveau 1.1: Recherche et Analyse Basiques
- Identifie et communique les opportunités de promouvoir l’apprentissage et le partage des connaissances
Connaissance du poste/Expertise technique
Niveau 1.1: Connaissance Fondamentale des processus, méthodes et procédures
- Comprend les principaux processus et méthodes de travail concernant le poste (gestion des ressources financières);
- Possède des connaissances de base des politiques et des procédures organisationnelles liées à la gestion des ressources financières, et les applique constamment à son travail;
- S’efforce de mettre jour régulièrement ses connaissances sur le poste, à travers un apprentissage autogéré, et d’autres moyens de formation;
- Démontre une bonne connaissance des technologies de l’information, et les utilise dans le cadre de son travail.
Promotion des Changements et Développements Organisationnels
Niveau 1.1: Présentation d’information, sur les bonnes pratiques en changement organisationnel
- Démontre une capacité d’identifier les problèmes et de proposer des solutions
Construction et mise en œuvre de systèmes de gestion
Niveau 1.1: Collecte de données et mise en œuvre de systèmes de gestion
- Utilise des systèmes de gestion des données;
- Produit des recommandations liées aux procédures de travail et à la mise en œuvre de systèmes de gestion.
Approche orientée-client
Niveau 1.1: Entretient des relations efficaces avec le client
- Produits des rapports en temps voulus et appropriés aux clients internes et externes;
- Organise et priorise un programme de travail qui réponde aux besoins des clients, et à se dates limites;
- Répond rapidement aux besoins du client.
Promotion d’une comptabilité et d’une gestion basée sur les résultats
Niveau 1.1: Rassembler et disséminer l’information
- Entretient des bases de données;
- Prépare à temps des contributions aux rapports.
Compétences de base :
- Démontre une connaissance institutionnelle et un jugement rationnel satisfaisant;
- Développement personnel, prise d’initiative;
- Agit comme membre d’une équipe et facilite le travail d’équipe;
- Facilite et encourage une communication franche et ouverte dans l’équipe, en communiquant efficacement;
- Crée des synergies à travers le contrôle de soi;
- Gère les conflits;
- Promeut l’apprentissage et le partage des connaissances, et encourage l’apprentissage des autres;
- Prend des décisions informées et transparentes.
Education :
- Education Secondaire avec certification spécialisée dans la Comptabilité et les Finances. Diplôme Universitaire en Finance, Economie o Administration Publique souhaitable, mais non requise. Les comptables venant d’un institut de comptabilité internationalement reconnu auront un avantage important.
Expérience :
- 5 ans d’expérience en finance au niveau national ou international est requis. Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels office (MS Word, Excel, etc.) ; et connaissance des tableurs et bases de données, expérience dans l’utilisation de système de gestion basés sur l’Internet. Expérience souhaitable en finances ERP, de préférence PeopleSoft.
- Connaissance de IPSAS et/ou IFRS souhaitable.
Langues Requises:
- Parfaite maîtrise de l’arabe et français ;
- Une bonne connaissance de l’Anglais serait un atout.
